Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là gì? Có khác biệt gì giữa mỗi ngành nghề?

9 Tháng Bảy, 2022Last Updated: 9 Tháng Bảy, 2022

0 166 9 minutes read

Bạn có từng sử dụng bảng tiêu chuẩn công việc chưa? Hay bạn đã từng nghe đến Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc? Vậy văn bản này có công dụng gì, và tại sao cần sử dụng nó. Mời bạn theo dõi tiếp nội dung dưới đây nhé. Chúng tôi xin chia sẻ với bạn về nội dung.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là gì?

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc trong tiếng Anh được gọi là Job Specification – JS.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những kết quả thu được từ việc phân tích công việc của tổ chức.

– Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.

– Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được qui định trong bản mô tả công việc.

Các cách thể hiện bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Ở các doanh nghiệp khác nhau, tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thể hiện dưới các dạng khác nhau. Có doanh nghiệp xây dựng một cách có hệ thống các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng công việc; có nơi lại chỉ giao hẹn bằng miệng hoặc bằng các điều khoản nhất thời giữa người lãnh đạo và cấp dưới.

Ưu điểm của các tiêu chuẩn thực hiện công việc được diễn đạt viết so với các tiêu chuẩn bằng miệng là ở chỗ nó giúp cho tổ chức có thể kiểm soát được sự phát triển của mình, đồng thời đó chính là một phương tiện thuận lợi cho trao đổi và tái hiện thông tin giữa người lao động và người quản lí.

Các tiêu chuẩn thực hiện công việc

Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú.

Những yêu cầu chung của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là:

Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.
Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.
Hoàn cảnh gia đình; Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

– Đối với các công việc sản xuất, tiêu chuẩn chủ yếu của thực hiện công việc chính là các mức lao động (số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian; lượng thời gian được phép tiêu hao cho một sản phẩm…) và thường gắn liền với một hệ thống khuyến khích sự thực hiện vượt mức.

– Đối với các công việc quản lí và chuyên môn nghiệp vụ, việc xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc thường khó hơn. Tuy nhiên, nên cố gắng sử dụng các khả năng định lượng càng nhiều thì càng tốt.

Trong trường hợp không thể dùng các tiêu chuẩn định lượng để đánh giá sự thực hiện công việc, có thể dùng các câu diễn đạt định tính để thể hiện tiêu chuẩn cần đạt được, chẳng hạn: “Không để khách hàng phàn nàn vì xử sự thiếu lịch thiệp”.

Quản lí bằng mục tiêu cũng là phương pháp để xác định tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng cá nhân.

Tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được coi là sự mở rộng của bản mô tả công việc và vì thế nhiều khi chúng được viết gộp thành một bản.

Nội dung của bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Tại nhiều doanh nghiệp, bất kể vị trí nào cũng cần có những tiêu chuẩn nhất đinh. Không phải những công việc dễ dàng thì không cần có tiêu chuẩn. Vì thế, ở mỗi vị trí, người quản lý cần đưa ra những nội dung, mục nhất định trong quản lý dự án.

Thứ nhất là bạn nên xác định tiêu chuẩn đối với trình độ văn hóa của người nhân viên. Thường thì tiêu chuẩn này dựa vào cấp học của người nhân viên, tuy nhiên không hoàn toàn đúng như thế. Bởi vì trên thực tế hiện nay, tuy không được có điều kiện học chính thức. Nhiều người vẫn tự mình đọc sách, bổ sung những kiến thức cho chính bản thân họ. Vì thế, họ thường có hiểu biết rộng và khá sâu. Và bạn cần cân nhắc để đưa ra các yêu cầu không quá khắt khe.

Về trình độ chuyên môn cũng thế. Bạn có thể kiểm tra thông qua bằng cấp. Nhưng nếu nhân viên có kinh nghiệm được học hỏi qua quá trình làm việc thực tế. Thì người quản lý, tạo tiêu chuẩn, duyệt nhân viên nên linh hoạt trong việc đặt ra tiêu chuẩn.

Các kỹ năng cần thiết hay kiến thức bổ trợ như trình độ tin học, cách sử dụng vận hành công nghệ và cả trình độ ngoại ngữ. Chúng quan trọng tùy thuộc vào tính chất công việc của doanh nghiệp đó.

Một yếu tố cần quan tâm đó là tiêu chuẩn về kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Điều này phổ biến ở nhiều bảng tiêu chuẩn công việc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như những nội dung trên, VinaTrain gợi ý cho bạn những điểm cân nhắc nhất định trong việc đặt tiêu chuẩn để giao đúng công việc cho người phù hợp.

Bên cạnh đó, các yếu tố như sức khỏe hay tuổi tác cũng luôn được quan tâm trong bảng tiêu chuẩn công việc. Với vị trí công việc nào cũng cần có sức khỏe ổn mới có thể hoàn thành công việc tốt. Với những công việc nặng nhọc, cần sức bền thì bạn nên chú ý đưa ra tiêu chuẩn sức khỏe phù hợp.

Các phương pháp đánh giá bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Hiện nay có rất nhiều phương pháp có thể giúp bạn đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, Fastdo sẽ giới thiệu 3 phương pháp đánh giá tốt và nhất đang sử dụng phổ biến hiện nay thông qua nội dung sau đây.

Sử dụng thang điểm

Với phương pháp này, người đánh giá sẽ dựa trên ý kiến chủ quan để cho điểm ở từng tiêu chí. Hầu hết các bảng đánh giá đều có thang điểm tối đa là 10 điểm. Để có thể sử bản tiêu chuẩn thực hiện công việc này hiệu quả, bạn nên có một bảng kế hoạch công việc chi tiết và tính toán thời gian hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên để so sánh và cho điểm.

So sánh cặp

Đây là phương pháp mà nhà quản lý phải lựa chọn ra hai nhân viên để tiến hành đánh giá. Qua việc đánh giá ưu, nhược điểm của từng người mà nhà quản lý sẽ thấy được điểm mạnh của cả hai. Từ đó, nhà quản lý sẽ cân nhắc để đánh giá nhân viên nào là người hoàn thành công việc tốt hơn.

Quản lý mục tiêu

Với phương pháp mày, người quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau thiết lập các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong công việc tương lai. Sau đó, ban lãnh đạo sẽ đánh giá năng lực của nhân viên dựa trên kết quả công việc mà nhân viên mang lại.

Những lưu ý khi xây dựng bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc

Ban lãnh đạo sẽ lập ra những lưu ý riêng cho từng vị trí, từng phòng ban và công việc cụ thể cần đánh giá để phù hợp và mang lại kết quả chính xác hơn.

Tùy biến theo cấp bậc, phòng ban

Tùy vào mỗi vị trí làm việc khác nhau mà lưu ý khi lập bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc cũng khác nhau.

Trưởng phòng, trưởng nhóm sẽ có mục tiêu đánh giá khác với nhân viên cấp dưới.
Nhân sự cấp cao cũng có các chỉ tiêu đánh giá công việc khác với các nhân viên và nhân sự cơ bản.
Định hướng phát triển và mục tiêu công việc của từng phòng ban lĩnh vực cũng khác nhau.
Bộ phận kinh doanh sẽ nhìn vào số lượng sản phẩm và hợp đồng ký kết để đánh giá.
Bộ phận tuyên truyền, quảng cáo thì sẽ nhìn vào sản phẩm truyền thông và tỷ lệ đón nhận của khách hàng để đánh giá.

Đánh giá phù hợp mục tiêu chung của doanh nghiệp

Mục tiêu hướng đến trong tương lai gần và xa mà công ty muốn đạt được cũng là tiêu chí được đem ra để đánh giá kết quả công việc của nhân viên. Dựa vào mục tiêu chung mà công ty hướng đến, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc người quản lý sẽ đánh giá nhân viên chính xác năng lực của từng nhân viên.

Truyền thông rõ ràng, lắng nghe và tiến hành cẩn thận

Ban lãnh đạo nên truyền thông, công khai rõ ràng cho nhân viên các mục tiêu công ty hướng đến. Từ đó, nhân viên sẽ thấy rõ được hướng phát triển của bản thân và tự nhìn nhận mình đã làm việc tốt hay chưa. Điều này giúp bỏ đi yếu tố chủ quan khi nhân viên tự đánh giá mình quá cao.

Người quản lý nên thường xuyên lắng nghe và tiếp thu ý kiến về công việc của nhân viên và nhân viên cũng vậy. Điều này giúp hai bên hiểu rõ mong muốn của nhau và đưa ra các quyết định phù hợp giúp tăng hiệu suất làm việc.
Nhà quản lý nên động viên, khen thưởng hoặc đưa ra các hình thức kỷ luật, cảnh cáo đối với hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Từ việc đánh giá và lắng nghe ý kiến, ban quản trị có thể đưa ra các quyết sách, giải pháp khắc phục các lỗ hổng trong công việc để cải thiện năng suất.

Đánh giá bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cần có tiêu chuẩn rõ ràng

Bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc sẽ cho ra kết quả cụ thể, chính xác nếu ngày từ đầu ban quản lý đã đặt ra các tiêu chí rõ ràng mà nhân viên cần đạt được. Việc này giúp bạn hạn chế các lỗ hổng trong việc đánh giá và rà soát đúng năng lực của từng người. Dưới đây là ví dụ về mục tiêu hiệu suất làm việc và tiêu chuẩn cần đạt được của một số vị trí công việc.

Nhân viên kinh doanh 1 tháng ký được 5 hợp đồng.
Nhân viên content 1 ngày phải viết được 5 bài chuẩn SEO.
Bộ phận quảng cáo có các chính sách phù hợp giúp kết nối được 50 khách hàng tiềm năng.

Kết quả đánh giá cần gợi mở được giải pháp cải thiện hiệu quả công việc

Kết quả của bảng tiêu chuẩn đánh giá công việc nhân viên sẽ giúp người quản trị tìm ra các giải pháp, phương hướng phát triển của công ty. Đồng thời, nhà quản trị cũng sẽ đưa ra các đề xuất thay đổi trọng vận hành kinh doanh để hạn chế các sai sót và tiêu cực thông qua kết quả đánh giá nhân viên. Vì vậy, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sau khi đánh giá thì bạn nên:

Trao đổi, nói chuyện, lắng nghe và tìm ra hướng cải thiện công việc cho nhân viên được đánh giá
Đưa ra các gợi ý, phương pháp giúp nhân viên nhìn nhận được ưu và nhược điểm trong công việc của bản thân.

Từ khóa:

Mẫu bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
vị dụ: bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc kế toán
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên bán hàng
Mục đích bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên nhân sự
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Ý nghĩa của bản tiêu chuẩn công việc

Nội dung liên quan: