4 mẹo để cải thiện phiên lập kế hoạch kéo tiếp theo của bạn – Kiến thức mới 2024

Tôi thấy mình đang trải qua những chuyển động tương tự trong giai đoạn bắt đầu lập kế hoạch dự án. Nhóm của chúng tôi đã gửi lịch biểu CPM theo yêu cầu của chủ sở hữu và đã chuyển sang lựa chọn nhà thầu. Đây là quá trình xây dựng điển hình bắt đầu cho đến nay. Để phá vỡ chu kỳ, nhóm của chúng tôi đã cam kết triển khai Hệ thống người lập kế hoạch cuối cùng cho dự án này. Thật thú vị cho bản thân tôi vì các thành viên trong nhóm của chúng tôi đã có kinh nghiệm sử dụng LPS. Thật thú vị vì nhóm của chúng tôi có sự hỗ trợ từ các hoạt động và quản lý cấp điều hành.

Khi chúng tôi lựa chọn nhà thầu cho giai đoạn đầu tiên của dự án này, chúng tôi sẽ gửi thư mời kế hoạch kéo. Tôi bắt đầu tạo ra lời mời và trở nên mất tập trung. Tâm trí tôi nhớ lại những kế hoạch kéo mà tôi đã thực hiện trong quá khứ. Tôi được truyền cảm hứng để lấy ra các cuốn sách tổng hợp và đánh giá các ghi chú, dấu cộng / delta và nhận xét từ các buổi lập kế hoạch kéo trước đây. Mặc dù mỗi phiên kéo có sự tham gia của những người, hoạt động và cột mốc quan trọng khác nhau, nhưng chúng có một điểm chung: tính đồng bằng, khía cạnh tiêu cực của các phiên kéo mà mọi người đã chia sẻ. Tại sao các phiên kéo này lại có những nhận xét tương tự để cải thiện? Sau khi hỏi tại sao thêm 4 lần và trở nên không an toàn về khả năng tạo điều kiện cho một kế hoạch kéo, một kế hoạch cải tiến đã lộ diện. Tôi đã viết ra các delta từ các phiên trước. Tôi nhận ra rằng tôi đang sử dụng chúng như một cái cớ để đánh giá lý do tại sao phiên kéo không hiệu quả. Các đồng bằng được sử dụng như cơ hội để cải thiện chứ KHÔNG phải là lý do bào chữa cho sự thất bại.

Dưới đây là các mẹo để thiết lập phiên kéo tiếp theo của bạn thành công dựa trên các bài học kinh nghiệm từ nhiều phiên lập kế hoạch kéo.

1. Bạn cần một lời mời và chương trình làm việc tốt hơn cho phiên lập kế hoạch kéo của bạn

Hãy nhớ rằng các nhà thầu tham dự cần biết lý do tại sao, điều gì và cách thức cấu trúc phiên họp. Mô tả chi tiết cột mốc mà nhóm sẽ đạt được. Mô tả tên khu vực hoặc giai đoạn nơi công việc sẽ diễn ra. Đặt kỳ vọng rằng giám đốc thương mại sẽ phát triển các hoạt động và lập kế hoạch công việc mà họ biết và hiểu.

2. Bạn cần một người điều hành, không phải một nhà độc tài

Hỏi thêm câu hỏi. Hãy nhớ rằng lập kế hoạch kéo đòi hỏi sự hợp tác giữa mọi người để thảo luận về việc hoàn thành và hứa hẹn về công việc. Nếu điều hành viên của bạn cố gắng điều khiển các hoạt động, điều đó có thể dẫn đến việc các nhà thầu luôn đồng ý và dẫn đến một kế hoạch không đáng tin cậy. Một điều hành viên giỏi phải luôn đặt ra những câu hỏi phù hợp để đưa ra các hoạt động giá trị gia tăng dựa trên nhu cầu của các ngành nghề khác. Đảm bảo nhận ra và giải quyết những mong đợi của họ đối với lời hứa hoặc sự trao tay. Mọi người có những nhận thức và giả định khác nhau. Một điều hành viên tốt sẽ đảm bảo rằng tất cả các bên có sự hiểu biết chung.

3. Bạn cần bỏ lịch ngày

Chỉ yêu cầu khoảng thời gian làm việc cho hoạt động, và để nó ở đó. Điều này cho phép nhóm của bạn tập trung vào việc sắp xếp công việc theo cách tốt nhất cho nhau và cho dự án. Giải thích với nhóm rằng trong quá trình chuẩn bị sẵn sàng LPS, các hoạt động của kế hoạch kéo sẽ được đánh giá xem có thể thực hiện được những gì, dẫn đến ngày bắt đầu dễ dự đoán hơn.

4. Để nhóm muốn nhiều hơn

Bạn đã yêu cầu các chuyên gia trong lĩnh vực của họ đến với nhau và lập một kế hoạch. Mọi người đều hào hứng và mong chờ được thực hiện kế hoạch mà mình đã lập ra. Đừng để kế hoạch kéo biến mất, hãy trưng bày nó trong phòng lớn, các khu vực trò chuyện nhóm hàng ngày, và bất kỳ nơi nào khác giao dịch tiến hành lập kế hoạch LPS. Trao quyền cho các giao dịch nắm quyền sở hữu kế hoạch của họ. Hãy cho họ biết điều gì tiếp theo. Hãy minh bạch về những chỉ số mà dự án đang sử dụng để giữ điểm. Cho họ thấy điều gì sẽ xảy ra khi mọi người nắm quyền sở hữu các ràng buộc để loại bỏ chúng. Hãy cho họ biết rằng thành tích của họ sẽ được ăn mừng. Giải thích những lợi ích và mong đợi của quá trình lập kế hoạch công việc hàng tuần và sẵn sàng. Đảm bảo rằng mọi người hiểu “lý do tại sao” của LPS. Yêu cầu nhau cam kết với LPS và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm biết rằng họ có sự hỗ trợ.

Hầu hết các nhóm dự án dễ bị quay trở lại quyết định cách thức hoàn thành công việc. Các kế hoạch kéo thường bị lãng quên vì những vấn đề nhức nhối hàng ngày tạo ra sự hỗn loạn. Tôi hy vọng rằng các hành động được mô tả ở trên sẽ giúp nhóm của bạn sử dụng kế hoạch kéo để thực hiện các quy trình khác của LPS. Nhóm dự án của bạn đã thực hiện những hành động nào để đảm bảo các kế hoạch kéo được sử dụng trong suốt quá trình xây dựng? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới.