10 cách dễ dàng để tổ chức một cuộc họp tinh gọn – Kiến thức mới 2024

Tôi cố gắng áp dụng “tư duy tinh gọn” vào tất cả các khía cạnh của cuộc sống, không chỉ trong công việc và chắc chắn không chỉ cho các dự án xây dựng (nếu bạn từng gặp tôi trực tiếp, hãy yêu cầu tôi cho bạn biết cách tôi quản lý danh sách hàng tạp hóa hàng tuần của gia đình mình). Khi cố gắng truyền cảm hứng cho tư duy tinh gọn ở những người khác, tôi khuyến khích họ chọn thứ gì đó khiến họ khó chịu – không quan trọng nó là gì – và làm ngược lại từ đó. Mục tiêu là làm cho cuộc sống dễ dàng hơn bằng cách giảm lãng phí và / hoặc tăng giá trị; tìm cách đơn giản hóa quy trình bằng cách tăng tốc hoặc loại bỏ các bước và quá trình xử lý nếu có thể.

Đây là một ví dụ thực tế. Cuộc họp trang web làm tôi khó hiểu. Thường thì họ bắt đầu và kết thúc muộn. Thông thường, không có chương trình nghị sự – hoặc nếu có, nó có thể không có cấu trúc. Ghi chú cuộc họp và các mục hành động bị mờ, không được gửi đến người tham dự kịp thời và không ai nhìn vào chúng cho đến 10 phút trước cuộc họp tiếp theo (có thể có nghĩa là chúng chưa được hoàn thành).

Với những điểm khó khăn này, tôi đã thay đổi cách tổ chức các cuộc họp của mình, điều này dẫn đến những cải thiện đáng kể về hiệu quả của các cuộc họp của tôi. Phản hồi từ cả khách hàng và đồng nghiệp đều rất tích cực. Những điểm sau đây đưa ra một số gợi ý thiết thực và dễ thực hiện để cải thiện các cuộc họp của bạn:.

1. Nêu mục tiêu của cuộc họp
Ở đầu chương trình họp của bạn, hãy nêu mục tiêu. Mục tiêu phải trả lời những gì chúng ta đang có để thảo luận, những giải pháp chúng ta dự định đưa ra và những quyết định chúng ta sẽ thực hiện. Điều này giúp thu hẹp trọng tâm của cuộc họp.

2. Phân bổ thời gian cho từng chủ đề của chương trình làm việc
Chia mục tiêu của cuộc họp thành các mục trong chương trình sẽ cho phép bạn chia nhỏ thời gian của cuộc họp, cho phép một số phút nhất định cho mỗi mục trong chương trình. Cuộc họp khó có thể kéo dài quá mức vì nó đã được vạch ra về tính hiệu quả và mọi người đều rõ họ có thời gian bao lâu cho từng hạng mục.

3. Chỉ định người giữ thời gian, người ghi chép, người hỗ trợ
Nếu bạn muốn tôn vinh chiếc đồng hồ, bạn sẽ cần một người chịu trách nhiệm về điều đó. Trình giữ thời gian theo dõi thời gian đã phân bổ và ghi lại thời gian thực tế đã sử dụng. Người ghi chú có trách nhiệm ghi lại các mục hành động và ghi chú cuộc họp và người điều hành chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình.

4. Bắt đầu đúng giờ, kết thúc đúng giờ
Đừng chờ đợi những người đi lạc – hãy bắt đầu đúng giờ. Khi mọi người biết rằng bạn không đợi họ, họ sẽ nỗ lực hơn nữa để có mặt đúng giờ. Tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách tuân thủ lịch trình của bạn và không để các hạng mục phụ trợ hoặc cuộc trò chuyện làm chệch hướng cuộc họp của bạn. Sử dụng bãi đậu xe cho bất kỳ chủ đề / vấn đề nào phát sinh ngoài phạm vi cuộc họp nhưng cần thảo luận thêm.

5. Phân biệt các ghi chú cuộc họp -và mục hành động
“Ai nói gì” khác với “ai cần làm gì trước khi nào” – bạn sẽ muốn người ghi chú của mình theo dõi riêng cả hai để sự khác biệt rõ ràng và các mục hành động không bị mất.

6. Phân công trách nhiệm và ngày đến hạn cho các hạng mục hành động
Những việc cần quan tâm, giải đáp, rút ​​kinh nghiệm, theo dõi nên được giao cho những người cụ thể. Ghi lại các mục hành động này với tên của bên chịu trách nhiệm. Khi từng thứ được xác định, hãy làm rõ và cho biết ngày giao hàng dự kiến.

7. Nêu mục tiêu của cuộc họp tiếp theo
Khi kết thúc cuộc họp này, hãy đặt kế hoạch của bạn cho cuộc họp tiếp theo. Thảo luận mục tiêu ngay bây giờ, với mọi người trong phòng để bạn đồng ý và kỳ vọng được quản lý.

8. Thiết lập thời gian, ngày tháng, người điều hành, người ghi chú và người giữ thời gian cho cuộc họp tiếp theo
Bạn càng làm nhiều việc ở đây để thiết lập mọi thứ cho cuộc họp tiếp theo của bạn, thì mọi người càng dễ dàng hơn. Xoay vòng các vai trò để bạn có những người khác nhau quản lý các bộ phận khác nhau tại mỗi cuộc họp. Điều này cũng giúp xây dựng sự đồng cảm đối với các vai trò trong nhóm.

9. Thực hiện đánh giá Plus / Delta nhanh chóng về cuộc họp
Dành một phút hoặc ít hơn ở cuối để thực hiện Dấu cộng / Delta. Plus = những gì tốt; Delta = những gì cần thay đổi / được thực hiện tốt hơn. Hỏi: chúng ta đã đi đúng hướng chưa? Bắt đầu / kết thúc đúng giờ? Chúng ta đã đạt được mục tiêu của mình chưa? Chúng ta đã làm rõ các bước tiếp theo chưa? Mọi người đã tham gia chưa? Khoảng thời gian này có được sử dụng tốt không? Chúng ta có thể làm gì để cải thiện quy trình này cho cuộc họp tiếp theo? Lưu ý các dấu Cộng / Đồng trong biên bản cuộc họp.

10. Hoàn thành các ghi chú cuộc họp trực tiếp và gửi chúng ngay sau đó
Vì bạn đã nắm bắt được biên bản cuộc họp, ghi chú và các mục hành động khi chúng diễn ra, nên tài liệu cuối cùng đã sẵn sàng để phân phối khi kết thúc cuộc họp. Hãy dành vài phút để xem lại biên bản, bổ sung chi tiết hơn nếu cần, rồi gửi. Những người tham dự của bạn sẽ nhận được biên bản khi cuộc họp vẫn còn mới và các mục hành động được xác định rõ ràng. Mọi người đều biết về ngày họp tiếp theo và mục tiêu và ai cần phải hoàn thành những gì trước cuộc họp đã nói.

Với tinh thần cải tiến liên tục, tôi biết mình sẽ không bao giờ “xong việc” thực hiện các thay đổi đối với quy trình này và mỗi cuộc họp mới đều mang lại một số chi tiết nhỏ giúp cuộc họp tiếp theo tốt hơn. Phản hồi mà tôi nhận được cho tôi biết rằng tôi đang quan tâm đến điều gì đó và tôi hy vọng bạn cảm thấy có cảm hứng khi xem các cuộc họp của mình và cách bạn có thể làm cho chúng gọn gàng hơn. Bấm vào đây nếu bạn muốn có một bản sao của mẫu chương trình họp của tôi.